Návod pro půjčovny

Tento návod provede majitele i obsluhu půjčovny celou administrací Rentino.ai: od registrace přes nastavení majetku a cen až po rezervace, platby, faktury a řešení problémů.

Online platby kartou: přes Rentino.ai můžete od zákazníků přijímat platby za rezervace kartou online. Platby zpracovává Stripe a peníze chodí přímo na váš bankovní účet. Zákazník zaplatí hned při rezervaci, nebo později přes odkaz, který mu pošlete. Stejně tak můžete vybírat kauce blokací na kartě a vracet peníze. Jak platby zapnout, najdete v kapitole 13. Platby.

Obsah

1. Začínáme: registrace a první kroky
2. Orientace v administraci
3. Profil půjčovny
4. Kategorie a atributy
5. Majetek
6. Hromadný import majetku z CSV
7. Ceny, slevy a promo kódy
8. Dostupnost, blokace a kalendář
9. Propojení s externími kalendáři (iCal)
10. Rezervace
11. Nová (ruční) rezervace a rychlé půjčení
12. Denní provoz: Denní agenda a Právě vypůjčeno
13. Platby
14. Kauce
15. Smlouvy
16. Faktury, zálohové faktury a exporty
17. Poškození a údržba
18. Zákazníci a komunikace
19. Recenze
20. Tým a role
21. Přehled, analytika a audit log
22. Předplatné a licence
23. Notifikace
24. Řešení problémů
25. Časté dotazy

1. Začínáme: registrace a první kroky

Registrace půjčovny

1. Na webu klikněte na Zaregistrovat firmu (nebo Registrace) a zvolte typ účtu Půjčovna (Nabízet a spravovat majetek).
2. Vyplňte jméno, e-mail a heslo, nebo použijte Pokračovat s Googlem.
3. Potvrďte e-mail kliknutím na odkaz, který vám přijde.
4. Po přihlášení vás průvodce provede výběrem cenového modelu (způsobu, jakým platíte za Rentino.ai), fakturačními údaji a zeměmi působnosti. Dostupné modely a ceny najdete na stránce Ceník.

Kontrolní seznam „Připravte svou půjčovnu“

Na stránce Přehled uvidíte kroky, které musíte splnit, aby půjčovna přijímala rezervace. Stav se aktualizuje sám podle skutečných dat:

1. Dokončete profil – logo, telefon a alespoň jedna země působnosti.
2. Vytvořte první kategorii – určuje, jaké parametry má majetek.
3. Přidejte první majetek – s fotkou, cenou a kapacitou.
4. Nastavte dostupnost – zkontrolujte kalendář, přidejte blokace nebo propojte externí kalendář.
5. Přijměte rezervaci – počkejte na objednávku nebo vytvořte ruční rezervaci.

Na Přehledu se objeví také karta Připojte Stripe. Tlačítkem Připojit Stripe zapnete online platby kartou (kapitola 13). Pokud je zatím nechcete, klikněte na Pokračovat bez Stripe; zapnout je můžete kdykoli později v Platby.

Podrobného průvodce s tipy najdete v menu Průvodce na webu.

Ukázková data

Chcete si vše nejdřív vyzkoušet? V průvodci pro půjčovnu klikněte na Vytvořit ukázková data. Vznikne demo kategorie, 5 položek, walk-in zákazník a 3 rezervace v různých stavech, vše s předponou [Ukázka]. Tlačítko je dostupné jen v půjčovně bez vlastního majetku. Až budete hotovi, klikněte na Smazat ukázku.

Sdílení půjčovny

Jakmile máte majetek, na Přehledu se objeví karta Sdílejte vaši půjčovnu s odkazem a QR kódem na vaši veřejnou rezervační stránku.

2. Orientace v administraci

Administraci otevřete přes Přehled v menu vpravo nahoře. Levé menu má tyto části:

* Vidí a spravuje jen vlastník půjčovny (viz kapitola 20).

Užitečné ovládání:

• Hledat nebo přejít… (pole nahoře v menu) – rychle najde sekci nebo akci (Nová rezervace, Přidat majetek).
• Tlačítko Nová rezervace je vždy po ruce v horní části menu.
• Na mobilu je dole spodní navigace a plovoucí tlačítko pro rychlé akce; seznam obnovíte stažením dolů.

3. Profil půjčovny

Nastavení → Profil (jen vlastník). Údaje se zobrazují na vaší veřejné stránce.

Viditelnost půjčovny

• Půjčovna je veřejně viditelná – zobrazuje se ve vyhledávání, na úvodní stránce i na vlastním profilu.
• Skrýt půjčovnu – zmizí z webu a zákazníci nemohou vytvářet nové rezervace. Stávající rezervace zůstávají a administrace funguje dál. Zpět zveřejníte tlačítkem Zveřejnit.

Základní údaje

• Název, Popis, logo a Cover obrázek.
• Adresa v URL (slug) – adresa vašeho profilu, např. rentino.ai/…/moje-pujcovna. Malá písmena, číslice a pomlčky, 3–60 znaků. Po změně klikněte u QR kódu na Aktualizovat QR.
• Sazba DPH (%) a Měna – použijí se u cen, rezervací a na fakturách.
• IČO / NIP / Reg. No. a DIČ / VAT ID – objeví se na fakturách a ve smlouvách.

Kontaktní údaje

Adresa (zobrazí se na mapě), telefon, kontaktní e-mail, web, odkaz na mapu a sociální sítě.

Notifikační e-mail – sem chodí upozornění na nové rezervace a zprávy. Pokud ho nevyplníte, použije se registrační e-mail.

Kategorie půjčovny a země působnosti

• Kategorie půjčovny – vyberte 1–5 oborů (např. Sport a outdoor, Nástroje a stroje). Podle nich vás zákazníci najdou.
• Oblasti působení – země, kde poskytujete služby. Bez země působení se nezobrazíte ve vyhledávání.

Chování rezervací

Výchozí způsob rezervace pro celou půjčovnu:

• Celé dny – zákazník rezervuje celé kalendářní dny,
• Přesný čas – zákazník volí čas vyzvednutí a vrácení,
• Obojí – zákazník si vybere.

Kategorie a jednotlivé položky mohou toto nastavení přepsat. Změna se ukládá okamžitě.

Položka nevrácená v termínu

Určuje, co se stane s dostupností, když zákazník nevrátí majetek včas:

• Blokovat až do vrácení (doporučeno) – položku nepůjde rezervovat na žádný budoucí termín, dokud neoznačíte vrácení. Nikdy nepůjčíte věc, která není doma.
• Blokovat jen omezenou dobu – položka bude nedostupná jen zadaný počet dní; pozdější termíny jdou rezervovat. Pokud se věc nevrátí, musíte navazující rezervaci vyřešit ručně.

Podmínky půjčení

Veřejný text (věk nájemce, kauce, storno podmínky, potřebné doklady), který zákazníci uvidí u každé položky. Můžete vyplnit víc jazykových verzí. Prázdný text se nezobrazí.

Platební údaje a QR platby

Vyplňte IBAN, SWIFT/BIC, název banky a volitelně číslo účtu v lokálním formátu. Zapněte Povolit QR platby – pak se na fakturách a v detailu rezervace zobrazí platební QR kód (viz kapitola 13).

Akční banner

Text a odkaz propagačního banneru na vašem veřejném profilu. Přepínačem Aktivní ho zobrazíte nebo skryjete; text zůstane uložený.

SEO nastavení

Meta titulek, Meta popis a OG obrázek (náhled při sdílení na sociálních sítích). Vpravo vidíte Náhled ve vyhledávači.

Vložení na web

V části Vložení na web zkopírujte oba bloky HTML kódu a vložte je na svůj web. Zákazníci pak rezervují přímo na vašich stránkách. Iframe se sám přizpůsobí výšce obsahu.

QR kód profilu

Stáhněte si QR kód (PNG) nebo promo leták (PDF) a vytiskněte ho na vizitky, letáky nebo do provozovny.

Kalendářový feed (iCal)

Export obsazenosti do Google Kalendáře nebo Outlooku – viz kapitola 9.

4. Kategorie a atributy

Nastavení → Kategorie. Kategorie je skupina podobného majetku (Kola, Lyže, Stany). Každá má vlastní atributy (parametry), které se pak vyplňují u majetku.

Vytvoření kategorie

1. Klikněte na Nová kategorie, zadejte název a volitelně popis.
2. Klikněte na Vytvořit.

Kategorii můžete přejmenovat nebo smazat. Kategorie, kterou používá existující majetek, se místo smazání archivuje.

Atributy

1. Otevřete kategorii a v Návrháři nového atributu vyplňte:
   • Název atributu (např. Barva, Velikost, Sériové číslo),
   • Typ pole: Text, Číslo, Ano/Ne, Výběr ze seznamu, Zaškrtávací (více),
   • u výběrů Možnosti oddělené čárkou (např. Malý, Střední, Velký).
2. Nastavte vlastnosti:
   • Povinný – majetek nejde uložit bez vyplnění,
   • Unikátní – hodnota se nesmí opakovat (sériová čísla, SPZ),
   • Veřejný / Soukromý – veřejný uvidí zákazníci na detailu položky, soukromý jen vy a tým,
   • Filtr – zákazníci podle něj mohou filtrovat,
   • Účtovatelný – z atributu se stane placený doplněk s cenou za hodinu, den, měsíc nebo rezervaci.
3. U účtovatelného atributu zvolte Chování v rezervaci:
   • Povinné (vždy účtováno),
   • Doporučené (zaškrtnuto, lze odebrat),
   • Volitelné (zákazník musí přidat).
4. Klikněte na Přidat do seznamu atributů a nakonec na Uložit schéma. Bez uložení se změny neprojeví (upozorní vás štítek Neuložené změny).

Další nastavení kategorie

• Způsob rezervace – přepíše výchozí nastavení půjčovny pro celou kategorii.
• Prodleva mezi rezervacemi – minimální čas mezi koncem jedné a začátkem další rezervace stejné položky. Příklad: prodleva 3 hodiny, rezervace končí ve 13:00 → další může začít nejdříve v 16:00.

5. Majetek

Majetek v hlavním menu. Zde spravujete všechny položky, které nabízíte.

Přidání položky

Klikněte na Přidat majetek a vyplňte:

Tip: Nejdřív si vytvořte kategorii s atributy, teprve potom přidávejte majetek.

Práce se seznamem

• Hledat, filtrovat podle kategorie, typu a kondice; volba Sloupce určí, co se v tabulce zobrazí.
• Záložky Aktivní, Deaktivované a Archivované.
• Kopírovat – vytvoří kopii položky (rychlé zakládání podobných věcí).
• Historie položky – kdo a kdy položku vytvořil, upravil, blokoval.
• Proč je položka nedostupná? – ukáže všechny důvody nedostupnosti (rezervace, výpůjčka, servis, externí kalendář).

Deaktivace, archivace a smazání

Více položek najednou označíte zaškrtnutím a použijete hromadné akce: Deaktivovat vybrané, Reaktivovat vybrané, Archivovat / odstranit vybrané, Blokovat vybrané, Odblokovat vybrané.

Limit licence

Počet aktivních položek může být omezený vaší licencí. Pokud limit dosáhnete, navyšte licenci v Předplatné nebo archivujte položky, které nepoužíváte (kapitola 22).

6. Hromadný import majetku z CSV

Majetek → Import. Nahraje desítky až stovky položek najednou.

1. Kategorie – vyberte, do které kategorie se položky naimportují (nebo Bez kategorie). Jeden import = jedna kategorie.
2. Nahrání – klikněte na Stáhnout šablonu CSV, vyplňte ji v Excelu nebo Google Sheets a soubor přetáhněte do okna.
3. Mapování – systém sám rozpozná sloupce (česky i anglicky). Nerozpoznané přiřaďte ručně nebo přeskočte.
4. Náhled – uvidíte řádky připravené k importu, chyby a duplicity. Řádky s chybou se vyřadí; duplicity můžete přeskočit přepínačem Přeskočit duplikáty.
5. Potvrďte Import.

Sloupce šablony:

Import nikdy nepřepisuje existující majetek, vždy vytváří nový. Po změně atributů si stáhněte šablonu znovu.

7. Ceny, slevy a promo kódy

Nastavení → Cenotvorba (jen vlastník).

Jak se počítá cena

1. Základní cena × počet jednotek (hodin / dní / měsíců) × počet kusů
2. + placené doplňky (účtovatelné atributy)
3. + víkendový příplatek (jen za víkendové dny)
4. − sleva za délku pronájmu
5. − sleva z promo kódu
6. = cena bez DPH; k ní se připočte DPH podle sazby půjčovny

Zákazník vidí celý rozpis ceny při rezervaci; stejný rozpis je na faktuře.

Pravidla cenotvorby

• Víkendový příplatek – procentuální příplatek na soboty a neděle. Počítá se jen za víkendové dny v termínu.
• Slevy za délku půjčení – např. 10 % od 7 dní, 20 % od 30 dní. Automaticky se použije nejvyšší sleva, na kterou má zákazník nárok.

Pravidla jsou volitelná. Bez nich se počítá jen základní cena.

Promo kódy

1. Klikněte na Nový promo kód.
2. Zadejte Kód, Typ slevy (Procenta nebo Pevná částka), Hodnotu slevy, volitelně Platnost od–do a Max. použití (nebo Neomezeno).
3. Uložte. Zákazník kód zadá při rezervaci.

Pevná částka se odečítá z celé rezervace, ne z každé položky. Cena po slevách nikdy neklesne pod minimální hodnotu.

Analytika promo kódů ukazuje počet použití, celkovou slevu, nejpoužívanější kód a detailní historii.

8. Dostupnost, blokace a kalendář

Jak systém počítá dostupnost

Položka je pro zákazníka nedostupná, pokud v termínu:

• jsou všechny kusy rezervované nebo vypůjčené,
• probíhá příprava po vrácení nebo prodleva mezi rezervacemi,
• má aktivní blokaci (ruční, servis, externí kalendář),
• nebyla vrácena z předchozí výpůjčky (podle nastavení Položka nevrácená v termínu),
• je deaktivovaná nebo v údržbě.

Výpočet probíhá v reálném čase, takže nemůže dojít k přebookování.

Blokace dostupnosti

U položky otevřete menu Blokace dostupnosti → Nová blokace a vyplňte:

• Typ blokace: Ruční blokace, Údržba, Vlastní použití, Dovolená, Přeprava, Čištění, Jiné,
• Název (např. Letní dovolená), Začátek, Konec (nebo Celé dny s posledním blokovaným dnem),
• Počet kusů (u položek s víc kusy),
• Poznámka pro tým.

Aktivní blokaci můžete Ukončit nyní nebo smazat. Blokace z externího kalendáře a přípravy jsou systémové a nejdou upravit.

Víc položek zablokujete najednou v seznamu majetku přes Blokovat vybrané. Blokace se uloží buď pro všechny, nebo pro žádnou.

Kalendář

Kalendář v hlavním menu ukazuje rezervace a blokace v pohledu Měsíc, Týden nebo Den. Barvy vysvětluje Legenda kalendáře. Kliknutím na rezervaci otevřete její detail, kliknutím na blokaci ji upravíte nebo smažete.

9. Propojení s externími kalendáři (iCal)

Export obsazenosti (do Google Kalendáře, Outlooku)

1. Profil → Kalendářový feed (iCal) → Zapnout kalendářový feed.
2. Volitelně vyberte jednu položku; jinak se exportuje celá půjčovna.
3. Zkopírujte URL feedu.
4. V Google Kalendáři zvolte Jiné kalendáře → Z URL, v Outlooku Přidat kalendář → Z internetu a vložte URL.

Externí kalendáře se obvykle aktualizují jednou za několik hodin. Pokud máte podezření na zneužití odkazu, klikněte na Regenerovat token – staré URL přestane fungovat.

Import blokací (z Airbnb, Booking.com a dalších)

1. Otevřete položku v Majetek → Upravit.
2. V části Import externího kalendáře klikněte na Přidat externí kalendář, vložte iCal URL a popisek (např. Airbnb).
3. U položek s víc kusy nastavte Blokuje kusů – kolik kusů daný zdroj obsazuje.
4. Klikněte na Synchronizovat teď, nebo počkejte na automatickou synchronizaci (každých 15 minut).

Importované termíny se v kalendáři zobrazí jako Externí blokace. Změny dělejte ve zdrojovém kalendáři.

10. Rezervace

Rezervace v hlavním menu.

Seznam rezervací

• Hledat podle jména, čísla nebo majetku.
• Filtr Status a Rozšířené filtry: termín, stav kauce, počet dní, hodnota, počet dní po termínu.
• Řazení podle data, ceny, zákazníka, vrácení, nejnovější / nejstarší.
• Zobrazit poznámky – ukáže poznámky zákazníka i interní pod každou rezervací.
• Upozornění Po termínu a Po termínu vyzvednutí ukazují zpoždění.

Průběh rezervace

Další akce:

• Zrušit – u nepotvrzené, potvrzené nebo probíhající rezervace. Rezervace zůstane v historii, ale neblokuje kalendář. Rezervace nejde smazat.
• Nevyzvednuto – zákazník si potvrzenou rezervaci nevyzvedl. Majetek se uvolní. Online platba zůstane zaplacená; případné vrácení peněz uděláte v detailu rezervace.
• Nahlásit rezervaci adminovi – nahlásí problém provozovateli platformy (např. k vyúčtování provize). Po nahlášení už rezervaci nejde upravit.

Detail rezervace

Detail je rozdělený do sekcí:

• Průběh – aktuální stav a tlačítka pro další krok, plánované a skutečné vrácení, příprava.
• Správa – Upravit rezervaci (termín, položky, cena, poznámky; jen u nepotvrzené nebo potvrzené), Přidat do kalendáře (Google Calendar, Apple/iCal).
• Finance – rozpis ceny, Doplňkové položky (kauce, doprava, montáž, poplatek), kauce, online platba, zálohová faktura, QR platba.
• Smlouva a Fakturace – kapitoly 15 a 16.
• Komunikace – chat se zákazníkem.
• Historie změn – kdo a kdy změnil stav.
• Nebezpečná zóna – zrušení a nahlášení.

Doprava

U rezervace můžete nastavit Dopravu před vyzvednutím a Dopravu po vrácení (dny a hodiny). Položky budou blokované i mimo termín zákazníka (např. při dovozu daleko od půjčovny). Termín pro zákazníka ani cena se nemění.

Konflikty

Pokud předchozí zákazník nevrátil majetek, systém nedovolí předat ho dalšímu a zobrazí Rezervaci nelze zahájit s odkazem na blokující rezervaci. Pozdní vrácení, které ohrožuje další rezervaci, je označené Ohrožuje další rezervaci.

Když je položka v přípravě po vrácení a vy ji fyzicky zkontrolujete dřív, můžete přípravu přeskočit: potvrďte kontrolu, zadejte důvod a klikněte na Potvrdit výjimku. Výjimka se zapíše do auditu.

11. Nová (ruční) rezervace a rychlé půjčení

Nová rezervace

Pro telefonické, e-mailové nebo osobní objednávky. Klikněte na Nová rezervace:

1. Zvolte Režim rezervace (Celé dny / Přesný čas) a termín.
2. Vyberte zákazníka, vytvořte nového (u firem můžete vyhledat údaje podle IČO, DIČ nebo názvu v registru ARES/VIES), nebo zvolte Bez zákazníka a přidejte ho později.
3. Přidejte položky (Přidat položku), počet kusů a doplňky. Systém nabídne jen volné položky.
4. Volitelně zadejte slevový kód, kauci a doplňkové položky.
5. Zvolte způsob platby, jak zákazník rezervaci uhradí.
6. Uložte.

Pokud ručně upravená cena výrazně překračuje vypočtenou, aplikace vás upozorní.

Rychlé půjčení

Pro zákazníka, který stojí u pultu. Na Přehledu (nebo přes plovoucí tlačítko na mobilu) klikněte na Rychlé půjčení:

1. Vyberte majetek.
2. Nastavte množství a dobu výpůjčky (od Právě teď, případně Celý den).
3. Zkontrolujte a klikněte na Půjčit teď.

Výpůjčka se vytvoří rovnou jako probíhající pro walk-in zákazníka.

12. Denní provoz: Denní agenda a Právě vypůjčeno

Denní agenda

Rychlé akce pro obsluhu ve třech záložkách:

• Potvrdit – nové rezervace k potvrzení (Potvrdit rezervaci nebo Zrušit),
• Vydat – rezervace k předání (Označit jako vydané),
• Přijmout – vrácení (Vráceno v pořádku nebo Vráceno s poškozením).

Zákazníci dostanou notifikaci automaticky. Položky po termínu jsou zvýrazněné.

Právě vypůjčeno

Přehled všeho, co je venku, a co čeká na vyzvednutí:

• Čeká na vyzvednutí – zobrazí se nejdříve 24 hodin před začátkem. Tlačítkem Vyzvednuto zahájíte výpůjčku, tlačítkem Nevyzvednuto ji uzavřete.
• Právě vypůjčeno – co je u zákazníků, plánované vrácení, zpoždění (Po termínu) a konflikty s další rezervací.
• Vrátit teď – vyberte Stav při vrácení (V pořádku / Poškozeno / Chybí příslušenství), volitelně poznámku a potvrďte.
• Hromadně vrátit – označte víc výpůjček a vraťte je najednou.
• Filtr Jen po termínu a vyhledávání podle zákazníka, majetku nebo čísla.

13. Platby

Zákazník vám může zaplatit několika způsoby. Můžete je kombinovat.

Online platby kartou (Stripe)

Se zapnutými online platbami můžete:

• nechat zákazníka zaplatit kartou hned při rezervaci: v posledním kroku rezervace uvidí volbu Zaplatit kartou hned po vytvoření rezervace a tlačítko Odeslat a zaplatit kartou,
• poslat zákazníkovi odkaz na platbu e-mailem nebo jinak (i u ručně vytvořené rezervace),
• vybírat kauci blokací na kartě a po vrácení ji uvolnit nebo strhnout (kapitola 14),
• vracet platby celé nebo zčásti jedním kliknutím.

Zaplacenou rezervaci poznáte podle stavu Zaplaceno v sekci Online platba; o přijaté i neúspěšné platbě vám přijde notifikace. Zákazník, který při rezervaci nezaplatil, může zaplatit později ve svém profilu.

Zapnutí online plateb kartou

Platby v hlavním menu (jen vlastník).

1. Klikněte na Aktivovat online platby.
2. Projdete ověřením u Stripe (Stripe Express účet): IČO, bankovní účet, doklady. Trvá to obvykle 5–10 minut.
3. Pokud Stripe potřebuje něco doplnit, klikněte na Pokračovat v Stripe ověření nebo Doplnit chybějící údaje. Tlačítko Synchronizovat stav načte aktuální stav.
4. Když jsou Platby a Výplaty na účet ve stavu Aktivní, zapněte přepínač Online platby kartou.

Peníze chodí přímo na váš bankovní účet. Rentino.ai si z každé transakce strhne malý poplatek platformy. Přepínačem Online platby kartou můžete platby kdykoli dočasně vypnout; ostatní způsoby platby fungují dál.

Pokud vidíte Online platby jsou zatím vypnuté, provozovatel platformy je ještě nespustil. Účet u Stripe si můžete připravit předem.

Online platba u rezervace

V detailu rezervace v sekci Online platba:

• Poslat odkaz emailem – zákazníkovi přijde e-mail s tlačítkem Zaplatit (případně i se smlouvou). Odkaz platí omezenou dobu.
• Zkopírovat odkaz – pošlete ho sami (SMS, WhatsApp).
• Vrátit platbu – vrátí celou platbu nebo její část. Akci nelze vrátit.
• Historie odeslaných emailů – kdy a co odešlo, případně chyby.

Stavy platby: Bez online platby, Čeká na platbu, Zaplaceno, Platba selhala, Vráceno, Částečně vráceno.

Šablony e-mailů

Nastavení → Šablony e-mailů. Upravte předmět a text e-mailu s odkazem na platbu a na autorizaci kauce. Použít můžete proměnné (jméno zákazníka, název půjčovny, odkaz, číslo rezervace, termín, částka, platnost odkazu). Šablona se vybírá podle jazyka zákazníka; když chybí, použije se výchozí jazyk půjčovny. Obnovit výchozí vrátí původní text.

QR platby převodem

1. V Profil → Platební údaje vyplňte IBAN a zapněte Povolit QR platby.
2. V detailu rezervace klikněte v sekci Fakturace na Platební QR kód.
3. QR kód ukažte zákazníkovi na obrazovce nebo ho Stáhněte PNG a pošlete.

QR kód obsahuje částku a variabilní symbol (číslo rezervace). Formát se volí podle měny: SPD pro české a slovenské banky (CZK), EPC QR pro eurozónu (SEPA). Bez transakčních poplatků. Před prvním použitím si kód naskenujte vlastním bankovnictvím.

14. Kauce

Kauce je vratná jistota. Není součástí tržby.

Kauce převodem nebo v hotovosti

Nastavíte ji v Doplňkových položkách rezervace jako Kauce (vratná). Ve Správě kauce pak měníte stav:

1. Označit jako zaplacenou – zákazník kauci složil.
2. Po vrácení buď Vrátit kauci zákazníkovi, nebo při škodě Uplatnit ze zálohy částku (výchozí = penále), případně Propadnout celou kauci.

Vyúčtování kauce ukáže složenou kauci, penále a částku k vrácení nebo k doplacení. Rezervaci nejde dokončit, dokud kauce není vrácená nebo propadlá.

Kauce kartou (Stripe)

V sekci Online platba klikněte na Poslat kauci emailem nebo Autorizovat kauci (odkaz). Zákazník si částku zablokuje na kartě (autorizace). Po vrácení:

• Uvolnit kauci – blokace na kartě se zruší,
• Strhnout kauci – strhne zadanou částku, zbytek se uvolní,
• Vrátit kauci – vrátí už strženou částku (nejvýše tolik, kolik bylo strženo).

Autorizace na kartě má omezenou platnost (stav Expirovala). U dlouhých výpůjček počítejte s tím, že blokace může vypršet dřív, než majetek vrátí.

15. Smlouvy

Šablona smlouvy

Nastavení → Šablona smlouvy (jen vlastník).

1. Napište text smlouvy a vložte zástupné značky (placeholdery), které systém nahradí skutečnými daty. Kliknutím na značku ji vložíte do textu.
2. Přepněte jazyk a připravte další jazykové verze. Stačí začít hlavním jazykem.

Dostupné značky:

Přesný seznam značek vidíte přímo v editoru šablony.

Smlouva u rezervace

1. V detailu rezervace klikněte na Vytvořit draft smlouvy. Systém doplní data z rezervace.
2. Draft můžete upravit (speciální podmínky pro konkrétní rezervaci) a Uložit draft.
3. Náhled smlouvy nebo Smlouva (PDF) ke stažení.
4. Po změně šablony použijte Přegenerovat ze šablony; jiný jazyk zvolíte přes Generovat v jiném jazyce.

Zákazník vidí smlouvu ve svém profilu od stavu Probíhá. Smlouvu můžete poslat i spolu s odkazem na platbu.

16. Faktury, zálohové faktury a exporty

Faktura

Faktura se vystaví po dokončení rezervace. V sekci Fakturace v detailu rezervace ji stáhnete jako PDF (Stáhnout fakturu) nebo jako ISDOC pro účetní program (Pohoda, Money S3 apod.). Penále za poškození a slevy jsou na faktuře uvedené.

Zálohová faktura (proforma)

Když chcete platbu předem:

1. V detailu rezervace klikněte na Vystavit zálohovou fakturu.
2. Zadejte Částku bez DPH (výchozí = cena rezervace) a Splatnost. DPH se dopočítá samo.
3. Zvolte Vystavit nebo Vystavit a odeslat (zákazníkovi přijde e-mailem).
4. Po přijetí platby klikněte na Označit jako zaplacenou.

Chybnou zálohovou fakturu Stornujete (zůstane v evidenci) a Vystavíte novou.

Exporty a hromadné stahování

V Rezervace → Exporty a hromadné stahování vyberte období a stáhněte:

• Faktury PDF (ZIP) – pro archivaci,
• Faktury ISDOC (ZIP) – pro import do účetního programu,
• Přehled CSV – tabulka dokončených rezervací (zákazník, termín, základ, DPH, penále, kauce, sleva) pro Excel nebo Google Sheets.

17. Poškození a údržba

Vrácení s poškozením

1. U probíhající rezervace klikněte na Vráceno s poškozením.
2. Označte poškozené položky a počet kusů. Pro každou vyplňte:
   • Závažnost: Lehké, Střední, Vážné, Zničeno,
   • Typ poškození: Kosmetické, Funkční, Strukturální, Totální škoda,
   • Popis poškození a Fotodokumentaci (doporučujeme aspoň 3 fotky: detail, celek, kontext),
   • Odhadované náklady opravy a Penále pro zákazníka.
3. Volitelně zapněte Vyřadit z nabídky do opravy – položka dostane stav Vyžaduje opravu a nepůjde rezervovat, dokud opravu nedokončíte.
4. Klikněte na Uložit hlášení.

Co se stane automaticky:

• penále se přičte k ceně rezervace a objeví se na faktuře,
• zákazník dostane e-mail a notifikaci a v profilu uvidí Vyúčtování poškození s možností zaplatit,
• vznikne úkol údržby Oprava po škodě.

Hlášení můžete později upravit (např. doplnit Finální náklady). Penále můžete uhradit i z kauce (kapitola 14).

Údržba

Údržba v menu Provoz ukazuje plánované, probíhající a dokončené servisy.

1. Přidat údržbu – typ (Kontrola, Oprava, Plánovaný servis), plánované datum a náklady.
2. Vyřadit z nabídky – položka nebude během údržby k rezervaci.
3. Údržbu Zahájíte, Dokončíte nebo Zrušíte.

U každé položky vidíte Historii poškození s grafem trendu za 12 měsíců. Pokud poškození přibývají, zvažte výměnu nebo jiné podmínky půjčení.

18. Zákazníci a komunikace

Zákazníci

Zákazníci v hlavním menu obsahují všechny zákazníky (registrované i založené ručně).

• Nový zákazník: fyzická osoba (jméno, kontakt, adresa, volitelně datum narození a číslo dokladu) nebo firma (název, IČO, DIČ, zástupce).
• Upravit údaje zákazníka.
• Poslat email zákazníkovi přímo z aplikace.

Chat u rezervace

V detailu rezervace v sekci Komunikace píšete zákazníkovi. Upozornění mu přijde do profilu i e-mailem. Když vám zákazník napíše, dostanete notifikaci; kliknutím na ni se chat otevře automaticky.

19. Recenze

Zákazník může hodnotit po vrácení nebo dokončení rezervace. Hodnocení se zveřejní až po vašem schválení.

V Recenze (menu Provoz) uvidíte recenze ke schválení. Klikněte na Schválit nebo Zamítnout. Historie recenzí ukazuje všechny vyřízené. Pokud zákazník recenzi upraví (může do 14 dnů od konce rezervace), vrátí se ke schválení.

20. Tým a role

Nastavení → Tým.

Pozvání kolegy

1. Klikněte na Pozvat člena, zadejte e-mail a roli.
2. Klikněte na Odeslat pozvánku. Kolega dostane e-mail s odkazem.
3. Kolega se přihlásí nebo zaregistruje stejným e-mailem, na který přišla pozvánka, a klikne na Přijmout pozvánku.

V Čekajících pozvánkách můžete pozvánku Odeslat znovu, Kopírovat odkaz nebo Zrušit. Pozvánka má omezenou platnost. Člena odeberete tlačítkem Odebrat; vrátit ho jde jen novou pozvánkou.

Profil majitele

Nastavení → Profil majitele: jméno, Jazyk rozhraní a Změna hesla. Registrační e-mail slouží k přihlášení a změnit ho tady nejde.

21. Přehled, analytika a audit log

Přehled

Úvodní stránka administrace ukazuje:

• počet aktivních a nepotvrzených rezervací, dnešní tržby a dnešní obsazenost,
• Nadcházející rezervace (dnes, zítra, po termínu),
• Plánovanou údržbu a položky, které vyžadují opravu,
• Obsazenost dle kategorií,
• dlaždici Právě vypůjčeno a upozornění (např. chybějící země působnosti, připojení Stripe).

Analytika

Tržby v čase, celkové tržby (s DPH i bez), počet rezervací, průměrná hodnota objednávky, míra obsazenosti, nejpůjčovanější položky a rozložení stavů. Období: 30 dní, 3, 6, 12 měsíců nebo vše.

Audit log

Kdo, kdy a co změnil na rezervacích, majetku, blokacích, hlášeních poškození a kategoriích. Filtr podle typu a uživatele.

22. Předplatné a licence

Nastavení → Předplatné (jen vlastník).

• Aktuální plán, cenový model, limit položek nebo limit na provize, platnost a Ukazatel využití.
• Zdraví licence v administraci ukazuje, kolik z limitu jste využili (V pořádku / Dochází / Vyčerpáno) a kolik dní zbývá ze zkušebního přístupu.

Podle modelu můžete:

• Upgradovat nebo Zakoupit plán, případně požádat o navýšení počtu položek,
• Doplnit limit na provize (u provizního modelu),
• Obnovit plán před vypršením,
• Přepnout cenový model (nejvýše jednou za 30 dní; nevyčerpaná hodnota se převede jako kredit).

Platit můžete kartou (Zaplatit kartou) nebo převodem podle zálohové faktury. Licence se aktivuje po přijetí platby.

Co se stane při překročení limitu

Když vyprší zkušební přístup nebo předplatné, nebo překročíte limit položek či tržeb, nové rezervace se pozastaví. Zákazníci uvidí „Služba dočasně pozastavena“. Stávající rezervace a administrace fungují dál. Pro obnovení navyšte nebo prodlužte licenci, případně archivujte nepoužívané položky.

23. Notifikace

Ikona zvonečku ukazuje nepřečtená upozornění; stránka Notifikace celou historii s filtrem. Upozornění chodí i na notifikační e-mail z profilu.

Upozorníme vás například na:

• novou, upravenou nebo zrušenou rezervaci,
• novou zprávu od zákazníka,
• přijatou, neúspěšnou nebo vrácenou platbu,
• pozdní vrácení,
• novou nebo upravenou recenzi,
• aktivaci online plateb, konec licence, pozvánku do týmu.

24. Řešení problémů

Účet a přístup

Viditelnost a vyhledávání

Rezervace a dostupnost

Platby a doklady

E-maily a import

Pokud problém přetrvává, napište nám přes Zpětnou vazbu v administraci nebo formulář Kontakt. Uveďte číslo rezervace nebo název položky.

25. Časté dotazy

Musím rezervace potvrzovat ručně? Ano. Každá nová rezervace od zákazníka je Nepotvrzená, dokud ji nepotvrdíte (v detailu rezervace nebo v Denní agendě).

Můžu rezervaci smazat? Ne. Kvůli účetnictví a auditu rezervace jdou jen zrušit. Zrušené neblokují kalendář.

Jak půjčit jednu položku víc lidem najednou? Nastavte Kapacitu na počet kusů. Pro sdílené prostory nebo služby bez omezení zapněte Povolit sdílení.

Jak nastavit, že víkend se počítá jako jeden den? U položky v Víkendové politice zvolte Víkend = 1 účtovaný den.

Jak vyřadit položku z nabídky na servis? Přidejte Údržbu s volbou Vyřadit z nabídky, nebo vytvořte blokaci typu Údržba.

Je kauce součástí tržby? Ne. Vratná kauce je vedená samostatně a do tržeb ani faktury se nezapočítává, kromě částky uplatněné na škodu.

Můžu přijímat platby za rezervace online kartou? Ano. Připojte účet Stripe v Platby a zapněte Online platby kartou (kapitola 13). Zákazníci pak mohou platit kartou při rezervaci nebo přes odkaz, který jim pošlete. Peníze chodí přímo na váš účet.

Kolik stojí online platby kartou? Poplatky Stripe a malý poplatek platformy Rentino.ai se strhávají z každé transakce. QR platby převodem jsou bez poplatků.

Jak dostanu rezervace přímo ze svého webu? Vložte na web kód z Profil → Vložení na web, nebo na web dejte odkaz či QR kód na svůj profil.

Mohu mít smlouvu ve více jazycích? Ano. V Šabloně smlouvy připravte jazykové verze a u rezervace zvolte Generovat v jiném jazyce.

Co vidí obsluha a co ne? Obsluha pracuje s rezervacemi, kalendářem, majetkem, zákazníky a chatem. Nastavení půjčovny, ceny, smlouvu, platby a předplatné spravuje jen vlastník.

Jak dlouho trvá synchronizace s Airbnb nebo Booking.com? Import probíhá automaticky každých 15 minut; okamžitě ho spustíte tlačítkem Synchronizovat teď.